Meilleur Logiciel de gestion des absences
Logiciel de gestion des absences en vedette en un coup d'œil
G2 est fier de présenter des avis impartiaux sur la satisfaction des user dans nos évaluations et rapports. Nous n'autorisons pas les placements payés dans nos évaluations, classements ou rapports. Découvrez nos de notation.
En savoir plus sur Logiciel de gestion des absences
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des absences ?
Le logiciel de gestion des absences simplifie le processus permettant aux employés de prendre des congés. Également connu sous le nom de logiciel de gestion des congés ou de gestion des absences, les solutions de gestion des absences aident les managers et les départements des ressources humaines à gérer les demandes de congés pour vacances, maladie ou autres circonstances. Les données issues du logiciel de gestion des absences aident les entreprises à comprendre quand les employés seront absents du bureau, combien de congés chaque employé a utilisés, et si les politiques internes sont respectées. Pour les employés, ces systèmes simplifient le processus de gestion de leurs soldes de congés et l'approbation de leurs congés. Les produits de gestion des absences sont vendus soit comme une solution autonome, soit comme un module intégré d'une suite logicielle RH plus large.
Quels types de logiciels de gestion des absences existent ?
En général, les produits de gestion des absences font partie d'une suite RH plus large ou sont vendus comme une solution autonome.
Module de suite RH
Les suites RH modulaires peuvent inclure un module pour gérer l'absence des employés parmi leurs autres modules, tels que les RH de base, la paie ou la gestion des performances.
Produits autonomes
Les solutions ponctuelles sont des solutions spécialisées qui se concentrent spécifiquement sur la gestion des absences. Les solutions autonomes de gestion des absences ont tendance à avoir des ensembles de fonctionnalités plus robustes puisque leur principal objectif est de gérer les congés des employés. Ces produits s'intègrent souvent à d'autres logiciels.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de gestion des absences ?
Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de gestion des absences :
Portail en libre-service pour les employés : Les employés peuvent gérer leurs absences en utilisant des portails en libre-service intégrés au logiciel de gestion des absences. Les systèmes en libre-service permettent aux employés de demander différents types de jours de congé, tels que des jours de maladie ou de vacances. Ils peuvent ensuite suivre le statut de la demande et accéder à d'autres informations comme le nombre de jours de congé restants.
Tableau de bord du manager : Pour simplifier la gestion des congés des employés, la plupart des solutions de gestion des absences fournissent un tableau de bord administratif que les managers peuvent utiliser pour suivre les absences au sein d'une équipe ou d'une organisation entière. Les managers peuvent utiliser un calendrier centralisé pour surveiller quels jours les employés prennent congé et approuver ou refuser les demandes. Les rapports analytiques garantissent que les managers disposent des informations nécessaires pour maintenir des niveaux de personnel appropriés.
Politiques de congés personnalisées : Chaque organisation a une politique de congés différente. Les solutions de gestion des absences permettent aux administrateurs de personnaliser le logiciel en fonction des règles uniques de leur organisation, telles que le nombre de jours de vacances auxquels chaque employé a droit. Les administrateurs peuvent ajuster ces paramètres en fonction de différents facteurs, tels que le titre du poste ou la région de l'employé. La possibilité de personnaliser ces politiques aide à garantir que les employés et les managers respectent les règles internes ainsi que les réglementations locales ou régionales. De nombreuses solutions peuvent également gérer des circonstances d'absence spéciales, telles qu'une absence de longue durée en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA).
Flux de travail d'approbation flexible : Les demandes de congés peuvent devoir être acheminées par plusieurs managers. Les produits de gestion des absences avec des flux de travail personnalisés permettent aux administrateurs de désigner quels managers doivent approuver les demandes de congés. Ce flux de travail peut changer en fonction du département ou de l'employé.
Annuaire des employés : Certains produits de gestion des absences permettent aux administrateurs de créer des profils d'employés avec des informations détaillées sur chaque membre de l'équipe, telles que le titre du poste, le département, le lieu de travail et le manager. Ces données peuvent aider les organisations à personnaliser leurs politiques d'absence en utilisant une variété de facteurs. Les capacités de stockage en nuage de certains produits permettent également aux administrateurs de stocker des dossiers numériques pour chaque employé.
Rapports : Les outils de reporting personnalisés donnent aux managers des informations sur la façon dont leurs employés utilisent les politiques de congés de l'organisation. Les rapports qui montrent combien de jours de vacances ou de maladie chaque employé a utilisés ou combien de jours de congé les employés n'ont pas utilisés peuvent aider les managers à identifier les tendances organisationnelles ou à élaborer de futures politiques. Ces rapports peuvent généralement être exportés pour être partagés.
Alertes : Divers types de notifications automatisées peuvent aider à rappeler aux employés ou aux managers différents événements liés aux absences. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer le système pour envoyer une notification à un manager lorsqu'un employé demande une absence imprévue, ce qui peut aider l'équipe à s'adapter à l'absence de cet employé. Les alertes par e-mail automatisées permettent aux employés de rester informés du statut de leurs demandes de vacances ou de leurs soldes de congés.
Intégrations : La plupart des systèmes de gestion des absences peuvent s'intégrer à d'autres outils logiciels. Les intégrations de calendrier aident à augmenter la visibilité des absences des membres de l'équipe afin que les managers soient plus susceptibles de se souvenir de qui sera absent certains jours. De nombreuses solutions offrent la possibilité d'envoyer des notifications par différents canaux, tels que le courrier électronique ou les logiciels de messagerie instantanée d'entreprise. Certains produits s'intègrent également aux logiciels RH de base pour simplifier le partage des données sur chaque employé.
Application mobile : Certaines solutions incluent une application mobile que les employés peuvent utiliser pour demander des congés ou vérifier leur éligibilité aux congés, en fonction du nombre de jours qu'ils ont déjà utilisés.
Quels sont les avantages du logiciel de gestion des absences ?
Simplifie la tenue des dossiers : Suivre manuellement les absences des employés peut prendre beaucoup de temps et de ressources que les équipes RH et les managers pourraient mieux utiliser ailleurs. Peut-être le plus grand avantage du logiciel de gestion des absences est-il d'automatiser ces processus afin que les demandes des employés, les soldes de congés et les congés planifiés soient tous gérés dans le logiciel. Les solutions de gestion des absences stockent également des dossiers précis des congés des employés, améliorant l'accessibilité de ces informations.
Améliore la communication : Les managers et les employés doivent savoir quand les membres de l'équipe prévoient d'être absents du bureau. Les fonctions de reporting et les tableaux de bord des solutions de gestion des absences donnent à tout le monde dans l'organisation une vue en temps réel de qui prendra des congés et quand ils seront absents. Avoir cette information facilite la planification pour les managers et les ajustements de la main-d'œuvre afin que les projets puissent encore être terminés à temps.
Rend les congés plus accessibles : Les contributeurs individuels veulent sentir que leur entreprise soutient leur capacité à faire de leur mieux, et cela inclut de leur permettre de prendre du temps pour leur bien-être personnel, que ce soit pour se ressourcer ou se remettre d'une maladie. Pour que les employés prennent des congés, les systèmes qui permettent les congés doivent être accessibles et faciles à utiliser. Les employés ne voudront pas naviguer dans une série byzantine de formulaires juste pour prendre des vacances. Avoir un système de gestion des absences simplifié montre qu'une organisation veut rendre les congés accessibles aux employés et soutenir le bien-être des employés, ce que de nombreux travailleurs apprécieront.
Aide à maintenir la conformité : À mesure que les organisations se développent et ajoutent différentes unités commerciales ou départements, il peut être de plus en plus difficile de s'assurer que les personnes de l'organisation respectent les politiques internes ainsi que les réglementations externes. Du point de vue des congés, cela signifie maintenir la conformité avec les politiques de congés et les allocations auxquelles chaque employé est éligible, en fonction de leur rôle spécifique et de leur emplacement géographique. Cela signifie également s'assurer que l'entreprise respecte toutes les lois ou réglementations applicables relatives aux congés des employés. La personnalisation des solutions de gestion des absences signifie que les organisations peuvent les configurer selon leurs paramètres souhaités, puis automatiser une grande partie de la vérification de la conformité, car les administrateurs exécutent des rapports périodiques pour s'assurer qu'ils maintiennent la conformité avec des réglementations telles que la FMLA ou la loi sur les Américains handicapés (ADA).
Qui utilise le logiciel de gestion des absences ?
Employés : En général, les produits de gestion des absences incluent un moyen pour les employés de demander des congés, soit par le biais d'un formulaire de congé, d'un portail en libre-service ou d'une intégration avec un autre outil. Les employés utilisent également le logiciel de gestion des absences pour gérer leurs soldes de congés et voir les congés à venir qu'ils ont programmés.
Managers : L'approbation des demandes de congés incombe souvent aux managers. Ils utilisent les solutions de gestion des absences pour voir les demandes des employés et les approuver ou les refuser. Les tableaux de bord de reporting pour les managers leur donnent un aperçu des absences à venir des employés ainsi que des tendances sur des sujets comme l'absentéisme ou les congés maladie.
Spécialistes RH : L'équipe des ressources humaines jouera probablement un rôle dans la définition des politiques de congés au sein du logiciel de gestion des absences et dans la communication de ces politiques aux employés pour garantir la conformité et aider les employés à comprendre les avantages dont ils disposent. Le personnel des ressources humaines pourrait utiliser le logiciel de gestion des absences pour suivre les absences dans l'ensemble de l'organisation afin de rechercher des tendances plus larges et de déterminer s'il est nécessaire de mettre à jour les politiques.
Quelles sont les alternatives au logiciel de gestion des absences ?
Les alternatives au logiciel de gestion des absences peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Logiciel de gestion du temps et des présences : Les logiciels de suivi de la présence et des heures de travail des employés incluent généralement des fonctionnalités pour gérer également les congés des employés. Selon la solution, les fonctionnalités de gestion des absences peuvent ne pas être aussi robustes que dans un produit conçu uniquement pour gérer les demandes de congés et organiser les données d'absence des employés.
Logiciels liés au logiciel de gestion des absences
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de gestion des absences incluent :
Logiciel RH de base : Ces systèmes d'enregistrement contiennent de grandes quantités de données sur chaque employé, dont certaines peuvent être précieuses pour maintenir les dossiers d'absence des employés et déterminer quelles politiques de congés s'appliquent à différents employés. Les systèmes de gestion des absences peuvent s'intégrer aux logiciels RH de base pour faciliter le transfert fluide de ces données d'employés entre les systèmes.
Logiciel de messagerie instantanée d'entreprise : Les intégrations avec les logiciels de messagerie instantanée d'entreprise permettent aux produits de gestion des absences d'envoyer des notifications sur les absences des employés par un canal différent.
Logiciel de messagerie électronique : Les rappels sur les absences des employés ou les alertes sur le statut d'une demande d'absence d'un employé peuvent être envoyés par e-mail.
Logiciel de calendrier : Pour une vue plus large des employés qui seront absents pendant certaines périodes, il peut être utile de consulter une vue de calendrier qui montre les absences planifiées à venir pour différents employés. Bien que certains produits de gestion des absences aient des calendriers intégrés à cet effet, beaucoup s'intègrent également à des logiciels de calendrier tiers afin que les managers puissent rapidement voir qui sera absent du bureau tout en vérifiant le reste de leur emploi du temps quotidien.
Défis avec le logiciel de gestion des absences
Les solutions de gestion des absences peuvent présenter leurs propres défis.
Maintenir la conformité : Certaines entreprises peuvent avoir des politiques de congés relativement simples à suivre. Ces dernières années, de nombreuses entreprises sont passées à des congés "illimités", ce qui signifie que les employés peuvent prendre autant de congés qu'ils le souhaitent tout en respectant leurs responsabilités professionnelles, de sorte qu'il est moins nécessaire de suivre les absences des travailleurs individuels. Dans d'autres cas, les entreprises peuvent accorder aux employés qui sont dans l'entreprise depuis plus longtemps ou à ceux qui ont certains titres de poste des jours de congé supplémentaires. Les solutions de gestion des absences peuvent généralement être configurées de manière à répondre aux exigences spécifiques d'une entreprise, mais les acheteurs doivent enquêter sur la flexibilité d'un système pour s'assurer qu'il répondra à leurs besoins. Il est également important pour les organisations de vérifier si des lois locales, étatiques ou nationales relatives aux congés des employés, telles que la FMLA ou l'ADA, s'appliquent à leur entreprise, et d'intégrer ces exigences dans leur système de gestion des absences. Ils devraient également considérer sa flexibilité pour gérer les congés imprévus, tels qu'une demande d'indemnisation des travailleurs.
Intégrations : Les produits de gestion des absences peuvent aider à automatiser le suivi des congés des employés, mais ajouter un autre logiciel à la pile existante d'une entreprise peut également ajouter de la complexité pour les employés. Une chose qui peut aider à intégrer le logiciel de gestion des absences dans les flux de travail normaux est si le produit a des intégrations robustes avec d'autres produits que les employés utilisent, comme leur plateforme de messagerie, leur logiciel de calendrier ou leur système RH de base. Les données d'absence sont également importantes à des fins de paie, il est donc important d'avoir un moyen d'intégrer en douceur le système de gestion des absences avec le système de paie. Des intégrations solides avec les solutions existantes de l'entreprise sont un élément essentiel d'un système de gestion des absences efficace.
Comment acheter un logiciel de gestion des absences
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des absences
Il y a de nombreux aspects à considérer lors de la décision de mettre en œuvre un logiciel de gestion des absences dans une entreprise ou un département. Chaque entreprise et équipe a des besoins uniques et devra considérer certains ou tous les éléments suivants : taille de l'entreprise et nombre de membres de l'équipe, personnalisation, besoins en reporting, politiques internes.
Comparer les produits de gestion des absences
Créer une liste longue
Une liste initiale de solutions potentielles de gestion des absences devrait inclure tous les produits qui répondent aux exigences de base de l'entreprise en matière de fonctionnalités. À ce stade, les acheteurs devraient viser à avoir une idée des fonctionnalités des solutions potentielles, telles que les formulaires de demande, les tableaux de bord des managers, les portails en libre-service pour les employés et les fonctionnalités de reporting. Les acheteurs devraient également déterminer leurs fonctionnalités indispensables, qui pour les solutions de gestion des absences incluront probablement la personnalisation du produit et sa capacité à répondre aux besoins spécifiques d'une organisation.
Créer une liste courte
Après avoir créé une liste longue, il est temps d'examiner chaque produit plus en détail pour déterminer s'il semble répondre aux besoins des employés et des managers de l'entreprise. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires de chaque produit au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si cette fonctionnalité supplémentaire automatiserait davantage le processus de suivi des absences des employés.
Réaliser des démonstrations
Lorsque le moment est venu de contacter les vendeurs pour une démonstration, les acheteurs devraient avoir une idée des fonctionnalités offertes par chaque produit et être prêts à évaluer l'efficacité de ces fonctionnalités. Un aspect clé à considérer lors de la démonstration d'un logiciel de gestion des absences est la convivialité, car les employés et les managers seront plus enclins à utiliser le système si l'interface logicielle est intuitive. Les employés ne veulent pas naviguer dans un système compliqué juste pour obtenir un jour de congé, et les managers ne veulent pas d'un tableau de bord qui ne leur dit pas immédiatement ce qu'ils doivent savoir en termes de qui sera absent un jour donné. Les démonstrations peuvent également aider à évaluer les types de rapports que le logiciel de gestion des absences peut générer, car les rapports détaillés ne sont souvent pas disponibles sur les sites Web des produits destinés au public. Les rapports doivent être personnalisables, relativement faciles à générer et doivent afficher une variété de métriques que les managers peuvent intégrer dans leurs processus de planification de la main-d'œuvre.
Sélection du logiciel de gestion des absences
Choisir une équipe de sélection
Lors du choix d'une solution de gestion des absences, il est important d'impliquer tous les acteurs pertinents qui pourraient utiliser le produit pour s'assurer de choisir le produit qui répondra aux besoins de tout le monde. Cela inclut probablement les managers, qui seraient responsables de l'analyse des tendances d'absence des employés. Le personnel des ressources humaines peut également vouloir être impliqué puisque les politiques RH seront mises en œuvre à l'aide du produit de gestion des absences. Cela pourrait également inclure la direction de l'entreprise si les cadres de la C-suite utiliseront les données d'absence pour prendre des décisions stratégiques plus larges.
Négociation
Après avoir ciblé un produit préféré, il est temps de négocier un forfait tarifaire. Les acheteurs doivent considérer le modèle de tarification du logiciel, par exemple si le vendeur facture un forfait mensuel fixe ou, plus couramment, facture des frais en fonction du nombre de sièges utilisateur dont l'acheteur a besoin. Les acheteurs devraient également noter s'ils peuvent négocier pour ajouter plus de sièges utilisateur à un forfait qui répondrait autrement à leurs besoins. Ils pourraient également envisager de négocier une remise en échange de la signature d'un contrat pluriannuel.
Décision finale
La décision finale est probablement entre les mains des managers, qui sont les plus directement responsables de la gestion des demandes de congés des employés, ainsi que du personnel RH qui doit administrer les politiques d'absence de l'entreprise. Toutes les parties doivent considérer si le logiciel est susceptible de simplifier le processus de demande, de gestion et de suivi des absences.